Goedkeuring notulen 7 mei 2026

Besluit

met 2 ja-stemmen (Colette Storms en Alain Van Herck), 1 onthouding (Damien Filippi)

Enig artikel:

Het vast bureau keurt de notulen van de vergadering van 7 mei 2026 goed.

Huishoudelijk reglement VB

Besluit

met eenparigheid der stemmen

Enig artikel:"

Het vast bureau keurt het huishoudelijk reglement - vast bureau" goed:

Huishoudelijk reglement – vast bureau

DEEL I - Bijeenroeping en samenstelling van de agenda

Artikel 1: Bijeenroeping

Het vast bureau vergadert, behoudens andersluidende afspraken, tweewekelijks op donderdag om 9 uur in het gemeentehuis.

Het vast bureau komt minstens één keer per maand samen. De vergaderdata worden vastgelegd in een vergaderkalender, die jaarlijks opgesteld wordt.

Indien er in bepaalde weken geen vast bureau kan plaatsvinden, dient dit uiterlijk twee weken op voorhand kenbaar gemaakt te worden.

§2. Indien de zaken die tot de bevoegdheid van het vast bureau behoren dit vereisen of in spoedeisende gevallen, kan de voorzitter van het vast bureau buitengewone vergaderingen bijeenroepen, op de dag en het uur die hij bepaalt. In dat geval worden de leden van het vast bureau en de algemeen directeur uiterlijk één uur voor de vergadering telefonisch en per e-mail opgeroepen door de algemeen directeur, met vermelding van de agenda. Indien een lid van het vast bureau niet aanwezig kan zijn, deelt hij dit onmiddellijk mee.

§3. Voor de op de agenda ingeschreven zaken betreffende de individuele maatschappelijke dienstverlening worden de sociale verslagen vanaf de verzending van de oproeping ter beschikking gesteld van de voorzitter en de leden van het vast bureau. De leden van het vast bureau kunnen er vóór de vergadering kennis van nemen op het secretariaat van het OCMW, tijdens de kantooruren én 1 uur voor de start van de vergadering.

De leden van het vast bureau en de voorzitter zien af van het elektronisch inzagerecht van de sociale dossiers.

Artikel 2: Samenstelling en administratieve voorbereiding van de agenda

§1. De agendapunten worden door de dossierbeheerders aangemaakt en uitgewerkt in het notuleringspakket, onder de verantwoordelijkheid van de teamcoördinatoren of het afdelingshoofd en met inachtneming van de bestaande wetgeving en richtlijnen.

Elk agendapunt dient alle relevante bijlagen te bevatten en dient verder qua structuur en

redactie te beantwoorden aan de door de algemeen directeur vastgestelde richtlijnen.

§2. De leden van het vast bureau kunnen, met uitzondering van agendapunten die betrekking hebben op individuele maatschappelijke dienstverlening, ook agendapunten aanbrengen. Zij laten deze, via de verantwoordelijke dienst binnen de administratie, inbrengen in het digitale platform.

§3. Er zijn twee soorten agendapunten:

●  Kennisnames: agendapunten waarover niet gestemd moet worden, maar waarvan het vast bureau formeel kennis moet nemen.

●  Besluiten: agendapunten waarover gestemd moet worden.

§4. Voor de vergaderingen die op donderdag plaatsvinden, wordt de voorlopige agenda afgesloten op de donderdag van de voorafgaande week om 10 uur.

De algemeen directeur stelt de definitieve agenda van de vergadering vast.

De agenda en de ontwerpbesluiten met inbegrip van alle bijlagen worden via het notuleringspakket ter beschikking gesteld van de leden van het vast bureau, voor wat betreft de vergaderingen die op donderdag plaatsvinden, uiterlijk op de voorafgaande vrijdag om 15 uur.

Ten einde de vergaderingen zo vlot mogelijk te laten verlopen, kan de stemming op voorhand gebeuren vanaf de publicatie van de dagorde. Agendapunten waarover eensgezindheid bestaat, dienen niet behandeld te worden gedurende de vergadering. Leden van het vast bureau kunnen ook voor aanvang van de vergadering laten weten via het notuleringspakket of ze nog toelichting wensen bij bepaalde agendapunten of deze tijdens de zitting nog wensen te bespreken.

§5. Enkel in spoedeisende gevallen kunnen er na de bekendmaking van de agenda door de administratie nog agendapunten worden toegevoegd. De algemeen directeur oordeelt over de spoedeisendheid.

DEEL II - De vergadering

Artikel 3 De voorzitter (art. 541 DLB)

§1. De voorzitter van het OCMW zit het vast bureau voor en opent en sluit de vergaderingen.

§2. Indien de voorzitter van het OCMW tijdelijk afwezig is, wordt hij vervangen door het lid van het vast bureau aan wie hij zelf zijn vervanging heeft opgedragen. Indien de voorzitter geen vervanger heeft aangewezen, wordt de functie waargenomen door het lid van de raad voor maatschappelijk welzijn met de meeste anciënniteit, dat lid is van het vast bureau.

Artikel 4 Aanwezigheid en quorum (art. 50, 83, 172 DLB)

§1. Het vast bureau kan enkel beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de leden aanwezig is.

Indien een lid van het vast bureau niet (tijdig) aanwezig kan zijn op een vergadering, brengt deze onverwijld de voorzitter van het OCMW en de algemeen directeur hiervan op de hoogte.

Indien er na een kwartier na het vastgestelde uur onvoldoende aanwezigen zijn, stelt de voorzitter vast dat de vergadering niet kan doorgaan. De algemeen directeur woont de vergaderingen bij en zorgt voor de notulering.

§2. Teneinde de goede werking van het vast bureau te verzekeren door ervoor te zorgen dat er steeds voldoende leden beschikbaar zijn om de vergaderingen van het vast bureau doorgang te laten vinden, zullen de leden voorgenomen verloven en afwezigheden met elkaar afstemmen.

§3. De algemeen directeur woont de vergaderingen bij en zorgt voor de notulering.

§4. Gedurende de hele vergadering kunnen aanwezig zijn:

●  de voorzitter en de leden van het vast bureau

●  de algemeen directeur en/of de adjunct-algemeen directeur of bij afwezigheid, de medewerker die hen in het kader van de waarnemingsregeling vervangt.

Gedurende de behandeling van de punten die betrekking hebben op individuele maatschappelijke dienstverlening.

●   de verantwoordelijke van de sociale dienst en de dossierbehandelaars.

Gedurende de bespreking (niet stemming) van een bepaald punt kunnen aanwezig zijn:

●   de cliënt die gehoord wenst te worden, eventueel bijgestaan door een vertrouwenspersoon die de cliënt zelf kiest;

●   een externe deskundige die gehoord wordt op uitnodiging van de voorzitter.

Artikel 5 Verloop van de vergaderingen

§1. De vergaderingen van het vast bureau zijn niet openbaar.

§2. De punten die vermeld staan op de agenda worden behandeld in de daardoor bepaalde volgorde, tenzij er uitdrukkelijk anders over wordt beslist.

Enkel punten die op de agenda staan, mogen in bespreking worden gebracht.

§3. Nadat de leden van het vast bureau voldoende aan het woord geweest zijn en wanneer de voorzitter oordeelt dat het agendapunt voldoende werd besproken, sluit hij de bespreking van het punt.

Artikel 6 Stemmingen (art. 27bis §2 Organieke OCMW-wet)

§1. Het vast bureau beslist bij consensus tussen de aanwezige leden. Bij gebrek aan consensus wordt de zaak door de voorzitter ter beslissing aan de raad voor maatschappelijk welzijn voorgelegd.

§2. In afwachting van de zitting van de raad voor maatschappelijk welzijn kan de voorzitter het betreffende agendapunt nogmaals voorleggen aan het vast bureau ten einde alsnog een consensus te bereiken. De bevoegdheid van de raad voor maatschappelijk welzijn blijft beperkt tot het nemen van de beslissing waarover het vast bureau geen consensus bereikte.

§3. De notulen van het vast bureau geven aan over welke punten geen consensus werd bereikt.

Artikel 7 Digitale of hybride vergaderingen

§1. In uitzonderlijke gevallen kan het vast bureau een digitale vergadering houden.

Hiervoor dient elk lid van het vast bureau zijn goedkeuring te geven.

Van zodra één lid van het vast bureau hierom verzoekt, dient het agendapunt op een fysieke vergadering in bespreking genomen te worden, tenzij uitzonderlijke omstandigheden.

§2. De agenda wordt digitaal verstuurd en vermeldt uitdrukkelijk dat het gaat om een digitaal vast bureau.

§3. Bij een digitale of hybride vergadering dient aan volgende voorwaarden voldaan te worden:

●  ieder lid heeft afzonderlijk digitaal toegang tot de beraadslaging en de stemming;

●  de leden zijn zichtbaar en hoorbaar herkenbaar op een wijze waardoor hun identiteit kan worden vastgesteld;

●  bij een stemming over een onderwerp waarvoor geen geheime stemming is voorgeschreven, maakt ieder lid dat aan de vergadering deelneemt, zijn stem uitdrukkelijk kenbaar. De voorzitter controleert de authenticiteit van de uitgebrachte stem en maakt de uitslag onmiddellijk bekend. Bij een geheime stemming wordt de stemming op zodanige digitale wijze georganiseerd dat de voorzitter de authenticiteit van de uitgebrachte stem kan controleren, waarbij een geheime stem niet herleid kan worden tot het lid dat de stem heeft uitgebracht. De voorzitter maakt de uitslag onmiddellijk bekend;

●  de leden dienen er op hun eigen verantwoordelijkheid op toe te zien dat de beslotenheid van de vergadering te allen tijde gerespecteerd wordt.

Bij een hybride vergadering moeten de leden die digitaal deelnemen de vergadering kunnen volgen via een audiovisuele liveverbinding.

§4. Via het notuleringspakket kunnen de leden van het vast bureau laten weten of ze nog toelichting wensen bij bepaalde agendapunten en of er opmerkingen zijn.

DEEL III - Notulering en bekendmaking van besluiten

Artikel 8 Notulen (art. 50, 5de lid, 83, 277 §2, 278 §2 DLB)

§1. Alleen de beslissingen worden opgenomen in de notulen en alleen die beslissingen kunnen rechtsgevolgen hebben.

§2. De notulen worden onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur opgemaakt.

De voorlopige notulen worden uiterlijk samen met de agenda van de eerstvolgende vergadering aan de leden van het vast bureau ter beschikking gesteld.

De notulen worden na goedkeuring ondertekend door de voorzitter van het OCMW en de algemeen directeur.

De notulen van het vast bureau worden uiterlijk de dag die volgt op de vergadering van het vast bureau waarop de notulen werden goedgekeurd, gedeeld met de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn via het notuleringspakket.

§3. De notulen die betrekking hebben op de persoonlijke levenssfeer van cliënten van het OCMW of hun onderhoudsplichtigen (als het vast bureau vergadert over individuele maatschappelijke dienstverlening)

●  worden niet verstuurd of ter beschikking gesteld van de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn;

●  worden niet verstuurd naar de leden van het vast bureau maar wel ter beschikking gesteld op de zetel van het OCMW.

§4. Als een lid van de raad voor maatschappelijk welzijn daarom verzoekt, worden de notulen die geen betrekking hebben op individuele maatschappelijke dienstverlening, elektronisch verstuurd of ter beschikking gesteld.

Artikel 9 Besluiten

Van elk agendapunt kan een afzonderlijk uittreksel gegenereerd worden via het notuleringspakket.

Deze uittreksels worden ondertekend door de voorzitter van het OCMW en de algemeen directeur of de medewerker aan wie de algemeen directeur zijn handtekeningenbevoegdheid schriftelijk gedelegeerd heeft. De medewerker die delegatie krijgt, vermeldt die opdracht bij de handtekening.

Artikel 10 Bekendmaking (art. 285 DLB)

§1. De voorzitter van het OCMW maakt de lijst met besluiten van het vast bureau bekend via de website, binnen de tien dagen nadat de besluiten genomen werden. Deze lijst bevat een beknopte omschrijving van de aangelegenheden die geregeld zijn in de besluiten.

§2. De voorzitter van het OCMW maakt de besluiten en de reglementen van het vast bureau bekend via de website.

Ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer worden de beslissingen die betrekking hebben op individuele maatschappelijke dienstverlening en maatschappelijke integratie niet gepubliceerd.

Hoofdstuk II - Samenwerking

Artikel 11 Taakverdeling binnen het vast bureau

De aan het vast bureau opgedragen bevoegdheden, behoren aan het vast bureau als collegiaal orgaan en niet aan de individuele leden van het vast bureau.

Artikel 12 Samenwerking met de administratie

De algemeen directeur sluit, mede namens het managementteam een afsprakennota met het vast bureau. Deze afsprakennota regelt de omgangsvormen tussen het bestuur en de administratie en de wijze van samenwerking tussen de administratie en de leden van het vast bureau ten einde de beleidsdoelstellingen te bereiken.

DEEL IV - Geheimhouding en discretie

Artikel 13: Algemeen

§1. De voorzitter en leden van het vast bureau, alsmede alle andere personen die krachtens de wet of het decreet de vergaderingen van het vast bureau bijwonen, zijn tot geheimhouding en discretie verplicht. Ook zijn de voorzitter en leden van het vast bureau gebonden door het beroepsgeheim.

§2. De voorzitter en de leden van het vast bureau gaan bijzonder voorzichtig om met alle persoonlijke informatie die ze verkrijgen vanuit hun functie. Dat geldt voor alle informatie, ongeacht de wijze waarop ze verkregen is. Een lid van het vast bureau of voorzitter zwijgt niet enkel over vertrouwelijke zaken, maar zorgt ook dat informatie die hij/zij op papier of elektronisch bezit, niet in handen van derden terecht kan komen.

DEEL V - Opleidingen

Artikel 13 Terugbetaling opleidingen en andere onkosten

Voor wat betreft de terugbetaling van opleidingen en andere onkosten zijn de bepalingen uit de artikelen 40, 41 en 43 van het huishoudelijk reglement van de raad voor maatschappelijk welzijn van toepassing op alle leden van het vast bureau.

DEEL VI - Communicatiemiddelen

Artikel 14 Gebruiksvoorwaarden

Voor de gebruiksvoorwaarden van informaticamiddelen zijn de bepalingen uit artikel 39 van het huishoudelijk reglement van de raad voor maatschappelijk welzijn van toepassing. 

Jaarrapport ICT 2025

Afsluiting controle COVID-premies 2020-2022

Betalingsbevelen

Toetreding raamovereenkomst schoonmaak

Besluit

met eenparigheid der stemmen

Artikel 1:

Het vast bureau beslist om toe te treden tot de raamovereenkomst schoonmaak, afgesloten door Creat Services, Botermarkt 1 te 9000 Gent met ondernemingsnummer 0692.624.441.

Artikel 2:

Het vast bureau beslist om de minicompetitie tussen de dienstverleners te laten organiseren door Creat Services:

●         GOM nv, Kattendijkdok-Westkaai 12.005, 2000 Antwerpen;

●         ISS Facility Services nv, Congresstraat 35, 1000 Brussel.