Enig artikel:
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de notulen van de vergadering van 22 januari 2026 goed.
Besluit Nathalie Woitrin Anja Vermeulen Chantal Deghoy Isabelle Fouarge Françoise Devleeschouwer Colette Storms Sophie Mary Bruno Vandersteen Nadia Steenbeek Damien Filippi Anja Vermeulen Chantal Deghoy Isabelle Fouarge Françoise Devleeschouwer Colette Storms Bruno Vandersteen Nadia Steenbeek Damien Filippi Chantal Deghoy Françoise Devleeschouwer Nadia Steenbeek Damien Filippi Colette Storms Anja Vermeulen Isabelle Fouarge Bruno Vandersteen aantal voorstanders: 7 , aantal onthouders: 1 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Enig artikel:
De raad voor maatschappelijk welzijn stelt volgend huishoudelijk reglement van het ontmoetingscentrum Octopus vast:
Huishoudelijk reglement betreffende het gebruik van het ontmoetingscentrum Octopus
Preambule
Het gebouw Octopus, met adres Dezangrelaan 12 te Kraainem, wordt volledig beheerd door het OCMW Kraainem.
Op de tweede en derde verdieping bevinden zich appartementen voor nood- en vluchtelingenopvang.
Het ontmoetingscentrum Octopus bevindt zich op het gelijkvloers. Dat gelijkvloers biedt eveneens onderdak aan de administratie van de diensten voor thuiszorg, die enkel op afspraak toegankelijk zijn.
Het ontmoetingscentrum wil een warme maar ook bruisende plek zijn waar alle inwoners elkaar kunnen ontmoeten, ontspannen en deelnemen aan allerlei activiteiten.
Hoofdstuk I - Toepassingsgebied
Artikel 1
Dit huishoudelijk reglement is van toepassing op alle gebruikers van het ontmoetingscentrum Octopus. Het ontmoetingscentrum is elke week open op de dagen en uren vastgesteld door het vast bureau.
Artikel 2
De hierna opgesomde ruimten staan ten dienste van de gebruikers en zijn vrij toegankelijk:
○ de eetzaal (zaal Raymonde Page)
○ de vergaderzaal
○ de computerruimte
○ de toiletten
○ het terras
De keuken, de bar en het zorglokaal zijn enkel toegankelijk in aanwezigheid van een personeelslid of een bevoegde persoon of bij huur van de lokalen. De petanquebaan mag gebruikt worden mits toestemming van de centrumverantwoordelijke.
De toegang tot de kantoren van de diensten voor thuiszorg is verboden en voorbehouden voor het personeel van het OCMW.
De toegang tot de eerste en tweede verdieping, met inbegrip van de lift, is verboden en voorbehouden voor de inwoners van de appartementen.
Artikel 3
In het ontmoetingscentrum worden eigen activiteiten door het OCMW georganiseerd. Daarnaast kan de ruimte ook gebruikt worden voor vergaderingen van/met het OCMW personeel of OCMW mandatarissen. Ook andere aan het lokaal bestuur gerelateerde diensten kunnen gebruik maken van de infrastructuur.
Het ontmoetingscentrum kan eveneens ter beschikking gesteld of verhuurd worden aan door de gemeente erkende verenigingen van Kraainem.
Artikel 4
Het gebruik van de infrastructuur voor particuliere doeleinden is niet toegelaten.
Artikel 5
Voor deelname aan eigen of door derden georganiseerde activiteiten in het ontmoetingscentrum is een inschrijving vereist. De ruimte voor de georganiseerde activiteit kan zo nodig afgeschermd worden.
Dit belet niet dat andere personen op hetzelfde moment in het ontmoetingscentrum aanwezig zijn (bv. in de computerruimte).
Artikel 6
Het begeleiden van de eigen activiteiten en het openhouden van het ontmoetingscentrum gebeurt steeds door personeel van het OCMW of van de gemeente, al dan niet in samenwerking met door het vast bureau erkende vrijwilligers. De begeleiding van activiteiten die worden georganiseerd vanuit het ontmoetingscentrum, maar op een andere locatie plaatsvinden, kan omkaderd worden door vrijwilligers, die door het vast bureau werden erkend.
Bij ter beschikking stelling of verhuur van het ontmoetingscentrum aan erkende verengingen van Kraainem, gebeurt dit onder verantwoordelijkheid van de vereniging, volgens de in dit reglement bepaalde regels.
Artikel 7
De gebruikers van het ontmoetingscentrum gedragen zich steeds naar de onderrichtingen van het aanwezige personeel. De centrumverantwoordelijke kan elke persoon de toegang ontzeggen die zich niet gedraagt overeenkomstig dit huishoudelijk reglement.
Hoofdstuk II - Eigen activiteiten
Artikel 8
Het ontmoetingscentrum organiseert eigen activiteiten. Deze activiteiten worden tijdig aangekondigd.
Deelnemers moeten zich vooraf inschrijven, binnen de door de centrumverantwoordelijke bepaalde termijn.
Artikel 9
Voor bepaalde door het ontmoetingscentrum georganiseerde activiteiten, wordt een vooraf vastgestelde bijdrage gevraagd. De betaling moet vóór de aanvang van de activiteit worden ontvangen, binnen de door de centrumverantwoordelijke bepaalde termijn.
Dit gebeurt door middel van een girale betaling op rekening van het OCMW, met de gevraagde mededeling na ontvangst van de factuur.
De deelname kan worden geannuleerd tot één week voor de aanvang van de activiteit. In dat geval wordt de bijdrage teruggestort. De annulering kan enkel via de centrumverantwoordelijke of diegene die hij/zij heeft aangeduid.
Bij niet deelname zonder annulering is de vooraf betaalde bijdrage voor het OCMW verworven, met uitzondering van gevallen van bewezen overmacht.
Artikel 10
Tijdens de vaste openingsuren en tijdens de eigen georganiseerde activiteiten, kunnen dranken en kleine versnaperingen worden geconsumeerd, aan de door de raad voor maatschappelijk welzijn vastgestelde tarieven. Deze tarieven worden zichtbaar geafficheerd. De betaling gebeurt in speciën of elektronisch op de door de financieel directeur vastgestelde wijze.
Bij verhuur van het ontmoetingscentrum aan door de gemeente erkende verenigingen van Kraainem, worden de tarieven tijdens deze activiteiten door de huurder bepaald.
Artikel 11
De verkoop van dranken en maaltijden tijdens de door het ontmoetingscentrum ingerichte activiteiten Resto & Co en Lunch & Co wordt niet ter plaatse afgerekend, maar door de OCMW-administratie aan de gebruikers gefactureerd.
De verdere regels voor deelname aan deze activiteiten zijn opgenomen in het huishoudelijk reglement Resto&Co / Lunch&Co vastgesteld door de raad voor maatschappelijk welzijn op 27 augustus 2020.
Hoofdstuk III - Gebruik door erkende verenigingen van Kraainem
Artikel 12
De aanvraag voor het gebruik van het ontmoetingscentrum moet schriftelijk aan het vast bureau van het OCMW worden gericht, minstens drie maanden voor de geplande activiteit. Bij regelmatig wederkerende activiteiten kan de toelating tot het gebruik voor een langere, door het vast bureau vast te stellen periode, worden toegekend.
De aanvrager vermeldt in zijn aanvraag:
○ De naam van de vereniging
○ De contactpersoon met contactgegevens
○ De aard van de activiteit
○ De gewenste datum van gebruik
○ De gewenste infrastructuur (artikel 15)
○ De duur van de activiteit
De geplande activiteiten moeten verenigbaar zijn met het doel van het ontmoetingscentrum, sociaal of cultureel van aard.
Activiteiten die de rust van de inwoners van de bovenverdiepingen onredelijk zouden kunnen verstoren zijn nooit toegelaten.
Artikel 13
De reservatie voor het gebruik van het ontmoetingscentrum kan tot één maand voor datum worden geannuleerd. De vraag wordt schriftelijk gericht aan het vast bureau.
Artikel 14
Erkende verenigingen van Kraainem die tijdens de normale openingsuren gebruik wensen te maken van het ontmoetingscentrum kunnen gratis bijeenkomen in Octopus, op voorwaarde dat zij de geplande activiteiten niet verstoren of bemoeilijken, en enkel na goedkeuring door het vast bureau.
Voor gebruik buiten de gewone openingsuren, bijvoorbeeld ’s avonds, tijdens weekends of feestdagen, wordt een huurprijs gevraagd.
Artikel 15
Het ontmoetingscentrum wordt in zijn geheel verhuurd, met name:
○ de eetzaal (zaal Raymonde Page)
○ de vergaderzaal
○ de bar
○ de toiletten
○ het terras
De keuken kan optioneel worden bijgehuurd.
Het gebruik van de petanquebanen kan worden toegestaan.
De computerruimte is niet beschikbaar bij gebruik door erkende verenigingen van Kraainem.
Artikel 16
Bij gebruik van het ontmoetingscentrum door erkende vereniging(en) van Kraainem buiten de gewone openingsuren, wordt een huurprijs aangerekend van
○ 100 EUR voor een halve dag (maximum 4 uur voormiddag of namiddag of avond)
○ 200 EUR voor een dag
○ 150 EUR voor het gebruik van de technische inrichting van de keuken (onder technische inrichting worden niet begrepen de wasbakken en de koelkast)
○ 50 EUR voor het gebruik van het vaatwerk van de keuken
Artikel 17
Bij gebruik van het ontmoetingscentrum door erkende verenigingen van Kraainem wordt steeds een waarborg van 300 EUR aangerekend, ongeacht de duurtijd of de omvang van de verhuring.
Artikel 18
De erkende vereniging van Kraainem tekent een contract en ontvangt een factuur voor de verhuring (huurprijs + waarborg). De betaling gebeurt door middel van een girale betaling op rekening van het OCMW.
Bij gebreke aan betaling voor de aanvang van de verhuring, wordt de toegang niet verschaft. De huurprijs blijft desalniettemin verschuldigd als schadeloosstelling voor huurderving.
Artikel 19
Voorafgaand aan de start van de verhuring wordt een inventaris opgemaakt van het aanwezige vaatwerk (bar en desgevallend keuken). Deze inventaris wordt na de activiteit opnieuw gedaan, om na te gaan of er vaatwerk ontbreekt.
Artikel 20
Bij gebruik van het ontmoetingscentrum door erkende verenigingen van Kraainem, kan er worden gekozen om de drank van het OCMW af te nemen. In dat geval wordt een inventaris opgemaakt voor en na de activiteit. De geconsumeerde dranken worden door het OCMW gefactureerd aan naar boven afgeronde inkoopprijs. De vereniging kan ook kiezen om drank zelf te voorzien. In dat geval wordt frigoruimte vrijgemaakt daags voor de activiteit en in elk geval na de eigen activiteiten of openingsuren. Het aanvullen van de frigo’s gebeurt in overleg met de centrumverantwoordelijke of de persoon die hij/zij hiertoe heeft aangeduid.
Artikel 21
De toegang tot het ontmoetingscentrum wordt geregeld in overleg met de centrumverantwoordelijke of de persoon die hij/zij hiertoe heeft aangeduid.
Artikel 22
Vóór de aanvang van de verhuring krijgt de huurder een technische fiche met de contactgegevens ingeval van nood.
Artikel 23
De huurder bevestigt door zijn handtekening onder dit huishoudelijk reglement dat hij er kennis van heeft genomen en ermee instemt.
Hoofdstuk IV - Orde, netheid en veiligheid
Artikel 24
Er mogen niet meer dan 60 personen tegelijk aanwezig zijn in het ontmoetingscentrum.
Artikel 25
De gebruiker dient als een goede huisvader zorg te dragen voor de ter beschikking gestelde infrastructuur (lokalen, keuken, meubilair, toiletten).
De gebruiker zorgt ervoor dat de lokalen in dezelfde staat van netheid worden achtergelaten als bij het betreden ervan.
Artikel 26
Bij gebruik van het ontmoetingscentrum door erkende verenigingen van Kraainem nemen zij de nodige maatregelen tot het voorkomen van brand of andere schade. Sfeerverlichting met kaarsen of petroleumlampen alsook voorwerpen die een vonkgevaar inhouden zijn verboden.
Afval en gebruikte materialen dienen na afloop te worden meegenomen.
Indien de infrastructuur niet in zindelijke staat wordt achtergelaten, worden achteraf desgevallend poetskosten aangerekend aan de door het OCMW werkelijk betaalde prijs.
Het vast bureau oordeelt hierover, zonder mogelijkheid van verhaal door de huurder. Desgevallend wordt hiervoor de waarborg aangewend.
Artikel 27
Met uitzondering van assistentiehonden zijn er geen dieren toegelaten in het gebouw.
Hoofdstuk V - Verzekeringen, verantwoordelijkheid en schade
Artikel 28
Het gebouw is door het OCMW verzekerd tegen brand. Het personeel en de vrijwilligers die de door het ontmoetingscentrum georganiseerde activiteiten begeleiden, zijn verzekerd voor burgerlijke aansprakelijkheid en arbeidsongevallen. Dit geldt ook wanneer de activiteit buiten het ontmoetingscentrum plaatsvindt (uitstap, bezoek).
Het lokaal bestuur wijst elke verantwoordelijkheid af bij gebeurlijke ongevallen van bezoekers of deelnemers, zowel in het gebouw als op het omliggend terrein als bij activiteiten buitenshuis, tenzij de burgerlijke aansprakelijkheid van het lokaal bestuur of één van zijn medewerkers kan worden aangetoond.
Artikel 29
Activiteiten van erkende verenigingen van Kraainem die het ontmoetingscentrum gebruiken, vallen uitsluitend onder hun verantwoordelijkheid. Zij dienen een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid af te sluiten en hiervan het bewijs voor te leggen indien het OCMW hierom verzoekt.
Artikel 30
De gebruiker is aansprakelijk voor de door hem of een deelnemer aan de activiteit aangerichte schade aan het gebouw of de inboedel. De schade moet onmiddellijk schriftelijk worden gemeld aan de centrumverantwoordelijke. Desgevallend moet de gebruiker zijn verzekering verwittigen.
Artikel 31
De kosten van gebroken of verloren klein materiaal (huisraad, glazen) zijn ten laste van de gebruiker. De waarborg wordt als eerste schadeloosstelling gebruikt. Is de waarborg ontoereikend, dan zullen de resterende kosten bij de gebruiker worden teruggevorderd. Een limitatief overzicht van de waarde van het beschikbare klein materiaal ligt steeds ter inzage van de gebruiker.
Hoofdstuk VI - Voorschriften en reglementen
Artikel 32
De gebruiker verplicht er zich toe de voorschriften inzake auteursrechten en billijke vergoeding en alle andere verordeningen en reglementen die betrekking hebben op de geplande activiteiten na te leven.
Hoofdstuk VII - Gebruik computerruimte
Artikel 33
In het ontmoetingscentrum is een computerruimte voorzien waar één of meerdere computers met internetverbinding gratis ter beschikking van de gebruikers wordt(en) gesteld tijdens de door de centrumverantwoordelijke wekelijks vastgestelde momenten.
Artikel 34
Reserveren is niet mogelijk. Bij wachtrijen wordt het gebruik beperkt tot 15 minuten.
Artikel 35
Het gebruik van het internet is niet toegelaten voor onwettige doeleinden, het bezoeken van aanstootgevende websites, deelname aan kansspelen (inclusief de Nationale Loterij), het kopiëren van auteursrechtelijk beschermd materiaal of andere inbreuken op het auteursrecht, het schenden van beveiligingssystemen, het verwijderen, wijzigen of manipuleren van informatie op de computer en het beschadigen van hardware, software of gegevens van de instelling of van andere gebruikers.
Artikel 36
Kinderen jonger dan 12 jaar kunnen enkel gebruik maken van de publieke computer onder begeleiding van een volwassene.
Artikel 37
Een printer staat ter beschikking van de gebruikers. De centrumverantwoordelijke of de persoon die hij/zij daartoe aanduidt, oordeelt of een afschrift met het oog op de missie van het OCMW, verantwoord is.
Hoofdstuk VIII - Douchevoorziening
Artikel 38
In het ontmoetingscentrum bevinden zich drie douchevoorzieningen. Deze zijn niet bestemd voor algemeen publiek gebruik, maar kunnen, na gemotiveerd advies van de sociale dienst en onder de voorwaarden bepaald door het vast bureau, ten dienste van individuele gebruikers worden gesteld.
Slotbepalingen
Artikel 39
Dit reglement treedt in werking op 1 maart 2026.
BIJLAGE – Tarieflijst consumpties Octopus
Glas/verre |
2 euro |
Plat water | |
Bruiswater | |
Coca Cola Norm. | |
Coca Cola Zero | |
Limonade Sinaasappel | |
Sinaasappelsap | |
Bier | |
Jupiler 0% | |
Witte/Rode wijn | |
|
|
Koffie | 2 euro |
Thee | 2 euro |
|
|
Soep | 2 euro |
|
|
Wafeltje | 0,50 euro |
|
|
Kraantjeswater | gratis |
De tarieven van de consumpties tijdens de activiteiten van Resto&Co en Lunch&Co zijn opgenomen in het huishoudelijk reglement Resto&Co / Lunch&Co vastgesteld door de raad voor maatschappelijk welzijn op 27 augustus 2020.
Nathalie Woitrin Anja Vermeulen Chantal Deghoy Isabelle Fouarge Françoise Devleeschouwer Colette Storms Sophie Mary Bruno Vandersteen Nadia Steenbeek Damien Filippi Anja Vermeulen Chantal Deghoy Isabelle Fouarge Françoise Devleeschouwer Colette Storms Bruno Vandersteen Nadia Steenbeek Damien Filippi Isabelle Fouarge Colette Storms Damien Filippi Nadia Steenbeek Chantal Deghoy Françoise Devleeschouwer Anja Vermeulen Bruno Vandersteen aantal voorstanders: 7 , aantal onthouders: 1 , aantal tegenstanders: 0 Goedgekeurd
Artikel 1:
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt De ‘Basisregistratie van een erkende instelling voor schuldbemiddeling’, toegevoegd als bijlage en integraal deel uitmakend van deze beslissing goed en door te geven via de online enquête tool ‘Limesurvey’.
Artikel 2:
De raad voor maatschappelijk welzijn beslist om de heer Manuel Declerck, maatschappelijk assistent en de heer Kevin Philips, jurist, te vermelden als personen die effectief aan schuldbemiddeling deden voor het OCMW Kraainem.
Publicatie LBLOD
De applicatie "Meeting.burger" helpt lokale besturen bij het aanmaken, annoteren en publiceren van agenda's, besluiten en notulen volgens het principe van gelinkte open data.
Wanneer een publicatie wordt uitgevoerd, wordt er een expliciete "bundel" van het document opgeslagen. Op dat moment is het document inhoudelijk niet meer aanpasbaar door de gebruiker. Deze "bundel" bestaat uit:
De inhoud van de publicatie op het moment dat deze werd uitgevoerd.
Een unieke identificatie van de gebruiker die de actie heeft uitgevoerd.
De tijdstempel waarop de actie werd uitgevoerd.
Al deze gegevens staan op een aparte publicatie omgeving die beveiligd toegankelijk is voor een beperkt aantal personen.