Gemeente Kraainem
Zitting van 30 augustus 2022
Van 19:00 uur tot 22:00 uur
Aanwezig:
Voorzitter: Luc Timmermans
Burgemeester: Bertrand Waucquez
Schepenen: Elisabeth d'Ursel, Marie-France Constant, Véronique Caprasse, Anne-Charlotte Sala, Johan Forton
Raadsleden: Guillaume von Wintersdorff, Olivier Joris, Bruno Vandersteen, Carel Edwards, Françoise Devleeschouwer, Pierre Simon, Alain Van Herck, André Ivanszky, Vinciane De Meutter-Cardinael, Nathalie Woitrin, Anja Vermeulen, Isabelle Fouarge, Bruno Schroeven, Carine Pin
Adjunct algemeen directeur: Jean-Christophe Clérin
Verontschuldigd:
Algemeen directeur: Joëlle Eggermont
Raadsleden: Christiaan Marichal, Sarra Crucifix - Kekli
OPENBARE ZITTING
9. Reglement gemeentelijke sporthal Kraainem
OPENBARE ZITTING
9. REGLEMENT GEMEENTELIJKE SPORTHAL KRAAINEM
Feiten en context
● Het huidige huishoudelijk reglement gemeentelijke sportinfrastructuur Kraainem werd opgeheven door de gemeenteraad tijdens de zitting van 30 augustus 2022.
● Een nieuw reglement in het kader van de verhuur van de gemeentelijke sporthal wordt opgesteld.
● In het ontwerpreglement gemeentelijke sporthal Kraainem, bijgevoegd als bijlage, werden de definities en bewoordingen verwerkt overeenkomstig het reglement voor de erkenning en subsidiëring van verenigingen, goedgekeurd door de gemeenteraad van 21 december 2021.
Juridische gronden
● Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, inzonderheid artikels 40 §3 en 41 tweede lid 23° .
● Het huishoudelijk reglement gemeentelijke sportinfrastructuur Kraainem, goedgekeurd door de gemeenteraad van 28 juni 2016.
● De beslissing van het college van burgemeester en schepenen van 19 juli 2022 houdende het principieel akkoord om het reglement gemeentelijke sporthal/reglement gemeentelijke tennisvelden op te splitsen.
● De beslissing van de gemeenteraad van 30 augustus 2022 houdende Opheffing reglement - gemeentelijke sportinfrastructuur Kraainem.
Financiële gevolgen
Geen financiële gevolgen
Besluit
met eenparigheid der stemmen
Enig artikel:
De gemeenteraad beslist om het huishoudelijk reglement gemeentelijke sporthal Kraainem goed te keuren:
REGLEMENT GEMEENTELIJKE SPORTHAL KRAAINEM
Artikel 1
De sporthal is geopend van maandag tot vrijdag van 9 uur tot 23 uur, op zaterdag van 9 uur tot 22 uur en op zondag van 9 uur tot 21 uur.
De sporthal heeft een aantal vaste sluitingsdagen (bvb. officiële feestdagen). Deze worden sowieso opgenomen in de bezettingskalender die eind mei wordt vastgelegd voor het daarop volgende seizoen (juli tot en met juni).
Eventuele extra sluitingsdagen en uren kunnen worden vastgelegd door het college van Burgemeester en Schepenen weliswaar na overleg met clubs die gebonden zijn aan een competitiekalender zodat in een passende vervanging kan voorzien worden.
Artikel 2
De toelating tot het gebruik van de sporthal wordt verleend door het college van burgemeester en schepenen.
De zalen worden ter beschikking gesteld aan sportclubs, verenigingen en particulieren. De zalen worden enkel verhuurd voor het uitoefenen van sportactiviteiten en/of (mits goedkeuring van het college) de organisatie van een jaarlijks sportfeest.
Sportclubs die een sportactiviteit wensen te organiseren op officiële feestdagen en vastgestelde sluitingsdagen dienen minimum 6 weken vooraf een aanvraagformulier in te dienen bij team vrije tijd, met uitzondering van officiële wedstrijden (zoals beker, play-offs). De aanvragen worden goedgekeurd of afgewezen door het college van burgemeester en schepenen. Enkel clubs die op jaarbasis de sporthal gebruiken, kunnen een aanvraag indienen.
Artikel 3
Reservaties van de za(a)l(en) dienen tijdig en correct te gebeuren via de opgelegde procedure, aan de hand van de gebruikelijke formulieren en vergezeld van de gevraagde rechtvaardigende stukken.
Bij het toekennen van de za(a)l(en) gelden de volgende voorrangsregels:
1. Erkende* Kraainemse verenigingen én aangesloten bij één van de Kraainemse Sportraden (*conform de voorwaarden van het reglement voor de erkenning en subsidiëring van verenigingen van 21 december 2021).
Hier geven volgende elementen nog extra voorrang:
• clubs die sinds meerdere jaren aangesloten zijn
• clubs met jeugdwerking
• clubs met een correcte financiële historiek (betalingen waarborg & gebruik infrastructuur)
Indien clubs aan een gelijk aantal voorwaarden voldoen, is de anciënniteit doorslaggevend (op basis van de stichtingsstatuten).
2. Erkende clubs of verenigingen niet aangesloten bij één van de Kraainemse Sportraden en die al verschillende jaren gebruik maken van de infrastructuur.
3. Clubs of verenigingen die al verschillende jaren gebruik maken van de infrastructuur.
4. Clubs, verenigingen of particulieren die sporadisch wensen gebruik te maken van een sportzaal.
Sportclubs en verenigingen die gebruik maken van de sportzalen kunnen desgewenst en op aanvraag ook gebruik maken van de vergaderzaal van de sporthal.
Artikel 4
De minimum huurtijd van de gehele sportzaal is één uur, plaatsen en opbergen van toestellen en materiaal inbegrepen.
De gebruikers moeten zich stipt houden aan de toegewezen za(a)l(en) en de vastgelegde tijdsduur. Het behoort tot hun plicht en verantwoordelijkheid om de sportzalen niet te betreden vóór het overeengekomen uur en niet te verlaten op een later uur dan overeengekomen.
In elk geval dient de activiteit – inclusief het opbergen van toestellen en materiaal – tijdig beëindigd te worden zodat de volgende gebruiker stipt op tijd van start kan gaan.
Artikel 5
a. Huurprijzen
| Erkende Kraainemse verenigingen jaarabonnement (juli - juni) | Andere gebruikers jaarabonnement (juli - juni) | éénmalige huur |
GROTE ZAAL | 9 euro/ uur Halve zaal: 4,5 euro/uur | 31 euro/uur Halve zaal: 15,50 euro/uur | 40 euro/uur |
Waarborg | 1x 175 euro | | |
KLEINE ZAAL (DOJO) | 4 euro/uur | 11 euro/uur | 20 euro/uur |
Waarborg | 1x 125 euro | | |
VERGADERZAAL | 3 euro/uur | 3 euro/uur | 18 euro/uur |
De prijzen zijn inclusief het gebruik van de kleedkamers en douches.
b. Waarborg: de waarborg dient betaald te worden vanaf de aanvangsdatum van het gebruik van één van de lokalen van de sporthal. De betaalde waarborgsom zal indien nodig worden aangewend als (mogelijk gedeeltelijke) vergoeding van feitelijk vastgestelde beschadigingen.
Een club of vereniging die niet langer gebruik wenst te maken van de gemeentelijke sportinfrastructuur krijgt de betaalde waarborgsom terugbetaald op schriftelijk verzoek, mits voldaan te hebben aan de betaling van de huurbedragen en zonder vastgestelde beschadigingen.
c. Facturatie: het gebruik van de zalen wordt maandelijks gefactureerd.
d. Voordelen: erkende Kraainemse clubs kunnen voor hun jaarlijkse algemene vergadering éénmaal kosteloos gebruik maken van de vergaderzaal; voor de Kraainemse Sportraden is het gebruik van de vergaderzaal sowieso kosteloos.
e. Achterstallige betalingen: conform het gemeentelijk reglement “Retributie op de invordering van fiscale en niet fiscale ontvangsten – vaststelling van de retributies voor de periode 1 september 2020 tot 31 december 2025” goedgekeurd op de gemeenteraad van 25 augustus 2020 is volgende procedure van toepassing :
tijdens voormelde periode heft de gemeente een retributie “ter recuperatie voor het verzenden van aanmaningen en dwangbevelen/schriften aan diegenen die verschuldigde bedragen zoals facturen, retributies, GAS boetes en fiscale vorderingen niet betalen tegen de vervaldatum” ten bedrage van : 25 euro portkosten voor een aanmaning verzonden per aangetekend schrijven niet fiscale vorderingen en 15 euro portkosten voor een dwangbevel/schrift.
Artikel 6
Het afgelasten van gereserveerde uren dient twee weken op voorhand aangevraagd te worden, zo niet worden deze uren integraal aangerekend (behoudens in geval van onbetwistbare overmacht).
Artikel 7
De sportzalen zijn toegankelijk voor de sportbeoefenaars, de trainers en de officials. Zeker de sporters en bij voorkeur ook de trainers en officials dragen aangepast sportschoeisel dat geen sporen nalaat op de vloer.
Ook toeschouwers / supporters hebben toegang tot de sportzaal, weliswaar beperkt tot de ruimte die hiervoor is voorzien (tribunes).
De hal, het sanitair en de cafetaria van de sporthal zijn vrij toegankelijk voor iedereen. Het is wel ten strengste verboden om in de gangen en het sanitair te sporten en/of te spelen.
Artikel 8
De clubs dienen gebruik te maken van de hen toegewezen kleedkamers / douches. Deze lokalen zijn enkel toegankelijk voor de sporters, de trainers en de officials.
De clubs krijgen een sleutel overhandigd door de verantwoordelijke van dienst. Tijdens de activiteit dient de kleedkamer te worden afgesloten. Na afloop van de activiteit wordt de sleutel terugbezorgd aan de verantwoordelijke van dienst, of - indien deze niet aanwezig is - in de brievenbus gestoken die zich naast de inkomdeur van de sporthal bevindt.
Artikel 9
Volgende zaken zijn strikt verboden in de sportzalen en kleedkamers:
- Roken (is sowieso verboden in het ganse complex);
- Alcoholische dranken;
- Voedsel (koeken, chocolade, enz…).
Glazen flessen, drankglazen en blik verpakkingen zijn ten strengste verboden in de sportzalen. Enkel plastiek flessen zijn toegelaten.
Het gebruik van gel, lijmen en/of andere klevende substanties is in principe niet toegelaten. Bij verplicht gebruik van dergelijke substanties door de Federatie wordt dit aanvaard, weliswaar enkel en alleen bij de officiële competitiewedstrijden (dus niet bij trainingssessies en jeugdwedstrijden!). Bovendien dient gebruik te worden gemaakt van de minst vervuilende substanties en dient de zaal binnen de duur van de aan de betrokken club toegekende huurperiode correct te worden gereinigd.
Artikel 10
Iedere gebruiker is verantwoordelijk voor het opstellen en voor het opbergen van de gebruikte toestellen en materialen.
Materialen die tot de uitrusting van de sporthal behoren mogen enkel worden gebruikt mits voorafgaandelijke toelating van de gemeente.
Voor materialen die toebehoren aan de clubs is de toestemming van het college van Burgemeester en Schepenen vereist om deze op te bergen in de daartoe voorziene opbergruimte. Het gebruik van deze materialen kan enkel mits uitdrukkelijke toelating van de eigenaars.
Bij het einde van de activiteit en binnen de toegekende huurperiode dienen alle toestellen en materialen (tafels, stoelen, banken, tribunes) door de gebruikers op de daarvoor aangewezen plaatsen te worden teruggezet. Onregelmatigheden die ter zake worden vastgesteld bij ingebruikname van de infrastructuur dienen te worden gemeld bij de verantwoordelijke van dienst.
Artikel 11
De huurder/gebruiker is verantwoordelijk voor materiële schade toegebracht tijdens het gebruik van de infrastructuur zowel door spelers, officials als toeschouwers. De schade dient op het ogenblik van de feiten te worden vastgesteld door de verantwoordelijke van dienst.
Beschadigingen die worden vastgesteld bij ingebruikname van de lokalen dienen onmiddellijk gemeld te worden bij de verantwoordelijke van dienst.
Bij vaststelling van defecten dient de verantwoordelijke van dienst onmiddellijk te worden geïnformeerd.
Vaststellingen buiten de permanentie dienen ten laatste de dag erna via e-mail of telefonisch gemeld worden.
Artikel 12
Het behoort o.a. tot de taken van de verantwoordelijken om te allen tijde toezicht uit te oefenen tijdens de activiteiten, er over te waken dat alle regels strikt worden nageleefd, en waar noodzakelijk tussen te komen.
De verantwoordelijken hebben te allen tijde het recht om gebruikers/particulieren uit het complex te verwijderen of te laten verwijderen door tussenkomst van de politie, indien onbetamelijk en/of onzedig gedrag wordt vastgesteld.
Bij beslissing van het college van Burgemeester en Schepenen kan aan betrokken gebruikers/particulieren een toegangsverbod voor een bepaalde periode worden opgelegd.
Artikel 13
Bij het niet naleven van het reglement kan het college van Burgemeester en Schepenen overgaan tot volgende sancties t.o.v. de overtreder(s):
- Ontzeggen van toegang tot de infrastructuur;
- Een volgend(e) ter beschikkingstelling/gebruik van de infrastructuur weigeren (al dan niet voor een lange periode);
- Gedeeltelijke of gehele inhouding van de betaalde waarborg.
Artikel 14
Alle afwijkingen op het reglement dienen schriftelijk te worden aangevraagd via het team vrije tijd. De aanvragen worden goedgekeurd of afgewezen door het college van burgemeester en schepenen na advies te hebben ingewonnen bij de sportraden.
Artikel 15
Dit reglement treedt in werking op 1 september 2022.